Objectif de la Synchronisation

La synchronisation entre votre boutique WooCommerce et votre caisse enregistreuse Shopcaisse permet de centraliser toutes les commandes clients dans la caisse, offrant ainsi une vue complète des ventes dans votre back-office.

Éléments Synchronisés

Le module Shopcaisse Sync vous permet de synchroniser les éléments suivants :

• Produits : Importez ou liez les produits de Shopcaisse à WooCommerce.
  • Produit simple
  • Produit avec déclinaisons
  • Pack de produits 
  • Produit au poids (non disponible actuellement)
• Stocks : Maintenez une synchronisation en temps réel entre le stock de la caisse et celui de la boutique en ligne.
• Commandes : Les commandes passées sur WooCommerce sont transférées dans la caisse et le back-office.
• Clients : Les commandes WooCommerce sont associées aux clients existants de Shopcaisse lorsque des correspondances sont trouvées.

Installation du Module

Le module Shopcaisse Sync est essentiel pour synchroniser votre boutique WooCommerce avec votre système de caisse Shopcaisse, vous permettant de gérer de manière unifiée vos produits, stocks, commandes, et clients entre les deux plateformes.

Pré-requis : Vérification de l'abonnement

Avant de commencer l'installation, vérifiez que votre abonnement Shopcaisse est au niveau Premium, ce qui est requis pour accéder aux fonctionnalités de synchronisation avancées.

Étapes d'Activation dans Shopcaisse

1. Connectez-vous à votre back office Shopcaisse via bo.shopcaisse.com.
2. Accédez à l'onglet Modules / Applications disponibles.
3. Trouvez le module Shopcaisse Sync et activez-le.

Une fois le module activé, vous accéderez à la page de configuration où vous pourrez télécharger le fichier nécessaire pour l’installation sur votre plateforme WooCommerce.

Installation du Module Shopcaisse Sync sur WooCommerce

Après avoir activé Shopcaisse Sync dans votre back office Shopcaisse et téléchargé le fichier ZIP, suivez les étapes ci-dessous pour installer le module sur votre boutique WooCommerce.

Installation via le Tableau de Bord WordPress

1. Connectez-vous à votre tableau de bord WordPress.
2. Allez dans Extensions > Ajouter.
3. Cliquez sur Téléverser une extension.
4. Sélectionnez le fichier ZIP de Shopcaisse Sync précédemment téléchargé.
5. Cliquez sur Installer maintenant.
6. Une fois l’installation terminée, cliquez sur Activer l’extension pour démarrer la synchronisation.

Installation via FTP

1. Décompressez le fichier ZIP de Shopcaisse Sync.
2. Utilisez un client FTP (comme FileZilla) pour accéder à votre serveur.
3. Téléversez le dossier décompressé dans le répertoire /wp-content/plugins/ de votre site WordPress.
4. Une fois l’upload terminé, accédez au tableau de bord WordPress.
5. Allez dans Extensions et activez Shopcaisse Sync.

Une fois activé, vous pouvez configurer les paramètres de synchronisation dans les réglages de l’extension Shopcaisse Sync de votre boutique WooCommerce.

Veuillez noter que Shopcaisse décline toute responsabilité concernant les modifications effectuées sur le site du client. Nous recommandons vivement de réaliser une sauvegarde complète de votre site avant l'installation et de procéder à une première mise en service sur un serveur de test pour garantir une intégration fluide et sécurisée.

Configuration du Module Shopcaisse Sync

Maintenant que le module Shopcaisse Sync est activé sur votre compte Shopcaisse et installé sur votre boutique WooCommerce, nous allons les faire communiquer. Pour cela, vous devez d’abord récupérer la clé d'accès dans votre back office Shopcaisse et l'ajouter dans WooCommerce.

Étape 1 : Obtenir votre Clé d'Accès Shopcaisse

1. Connectez-vous à votre back office Shopcaisse sur bo.Shopcaisse.com avec vos identifiants.
2. Dans le menu de gauche, allez dans Application et activez le module WooCommerce si ce n’est pas déjà fait.

      3. Entrez dans le module WooCommerce pour accéder à la configuration, où vous pourrez obtenir votre clé d'accès.

Étape 2 : Enregistrer la Clé d'Accès dans WooCommerce

1. Connectez-vous au tableau de bord de votre boutique en ligne WooCommerce.
2. Allez dans Réglages > Shopcaisse Sync.
3. Collez votre clé d'accès API dans le champ dédié.
4. Cliquez sur Tester la connexion pour vérifier la validité de la clé API.
   • Si la clé est valide, un message de confirmation s'affichera, indiquant que la connexion est réussie.

Une fois ces étapes terminées, votre boutique WooCommerce sera synchronisée avec votre caisse Shopcaisse, vous permettant de centraliser et gérer efficacement vos produits, commandes, et stocks.

Onglet Configurations

Dans cet onglet, nous allons explorer les différents paramètres disponibles dans le module installé sur votre boutique en ligne. Chaque option vous permet de personnaliser la synchronisation de vos produits, stocks, commandes, et clients entre WooCommerce et Shopcaisse.

Configuration Avancée du Module Shopcaisse Sync

Après avoir activé le module, vous pouvez configurer plusieurs paramètres pour personnaliser la synchronisation selon vos besoins. Voici les options disponibles :

Point 1 : Mode Debug

• Activez ou désactivez le mode debug pour enregistrer les logs d’erreurs, facilitant ainsi le débogage en cas de problème.

Points 2 et 3 : Importation Automatique des Produits

• Permet d’activer ou de désactiver l’importation automatique des produits.
• Sélectionnez la méthode d’importation préférée parmi les options suivantes :
  • Référence
  • Code-barres
  • Produits associés manuellement depuis l’interface de listing des produits Shopcaisse.
  • Forcer l’importation : utilise l’ID Shopcaisse si aucune référence, code-barres ou association manuelle n’est trouvée.
• Cette configuration est particulièrement utile si vous disposez déjà d’une boutique WooCommerce. Elle facilite le mapping (association) des produits existants sur Shopcaisse avec ceux de WooCommerce.
• Exemple : Si vous sélectionnez "Code-barres" et qu'un produit Shopcaisse avec le même code-barres existe sur WooCommerce, l’association se fera automatiquement.

Point 4 : Importation Automatique des Stocks

• Activez ou désactivez la synchronisation automatique des stocks.
• Vous pouvez également mettre à jour le stock manuellement en copiant une URL spécifique dans votre navigateur.
• Pour automatiser cette mise à jour, il est recommandé d’ajouter une tâche cron (voir section sur les tâches cron).

Point 5 : Importation Automatique des Commandes

• Activez ou désactivez l’importation automatique des commandes.
• Le fonctionnement est similaire à celui de l’importation des stocks et des produits.

Point 6-7-8-9 : Configuration de votre etablissement dans le module

• Cette section permet de choisir quel établissement de votre back office Shopcaisse sera synchronisé et de spécifier la caisse qui recevra les commandes.
  • Compagnie : Sélectionnez la compagnie de Shopcaisse.
  • Magasin : Choisissez le magasin à utiliser.
  • Caisse : Indiquez le point de vente (POS) spécifique.
  • Liste de prix par défaut : Définissez la liste de prix à appliquer.

Attention : Lors de la première connexion, il est possible que les champs POS (caisse) et Liste de prix ne soient pas sélectionnables. Dans ce cas, enregistrez la configuration une première fois, puis revenez pour effectuer votre sélection.

Note : Nous reviendrons dans un second temps sur la configuration spécifique à la synchronisation des produits.

Onglet Commande

Cet onglet vous permet de configurer les paramètres de synchronisation des commandes entre WooCommerce et Shopcaisse.

Mapping des Statuts WooCommerce

Dans cet écran, vous pouvez choisir à quel moment chaque commande WooCommerce sera envoyée à la caisse. Par exemple :

• Envoyez la commande dès qu'elle est payée, ce qui maintient votre stock en ligne à jour en fonction des commandes validées en temps réel.
• Si vous préférez que la commande soit envoyée à la caisse uniquement lorsqu'elle est terminée sur la boutique, ne sélectionnez pas d’options pour les étapes intermédiaires.

Préfixe de Commande

Le préfixe de commande permet d’identifier facilement la source des commandes dans votre caisse, ce qui est particulièrement utile si vous utilisez plusieurs canaux de vente en ligne.

Règles de Synchronisation des Produits

Avant de procéder à la synchronisation des produits, il est important de comprendre les champs qui seront importés de Shopcaisse vers WooCommerce lors de la première synchronisation.

Champs Synchronisés lors de la Première Importation

Lors de l’import d’un produit Shopcaisse dans WooCommerce, les champs suivants sont synchronisés :

• Nom du produit
• Référence
• Prix
• Images
• Description courte
• Description longue
• Déclinaisons

Mise à Jour Continue

Après cette première synchronisation, afin de permettre au client de modifier et d’optimiser le nom et les descriptions directement depuis sa boutique en ligne, seule la synchronisation des stocks et des images sera ensuite mise à jour. Ainsi, le client peut ajuster librement les informations textuelles dans WooCommerce sans craindre qu'elles soient écrasées par les mises à jour ultérieures.

Onglet “Produits Shopcaisse” dans WooCommerce

Dans cet écran, vous retrouverez le catalogue de produits déjà créé dans Shopcaisse. Cet espace vous permet de suivre la synchronisation de vos produits et de créer ou associer vos produits Shopcaisse à ceux de WooCommerce.

Attention : Toute opération effectuée dans cet onglet est irréversible. Prenez le temps de bien comprendre le fonctionnement avant d’effectuer des modifications.

Dans ce tableau, vous retrouvez les détails de vos produits Shopcaisse, ce qui vous permet de les identifier facilement pour la synchronisation avec WooCommerce.

De plus, une colonne intitulée “Produit importé / Lié ?” est présente pour vous indiquer si la liaison entre votre boutique WooCommerce et votre caisse a été réalisée. Cette colonne facilite le suivi des produits déjà synchronisés ou liés.

Actions Possibles

Pour les produits affichant une croix rouge dans le tableau, cela signifie que le produit Shopcaisse n'existe pas sur WooCommerce ou qu’il n’est pas encore associé à un produit WooCommerce existant. Vous disposez alors de deux options :

Importer le Produit

• Appuyez sur le bouton “IMPORTER” au début de la ligne.
• Attention : Cette action créera un nouveau produit WooCommerce sur votre boutique en ligne. Une fois importé, pensez à l’associer à la bonne catégorie dans WooCommerce.

Lier le Produit à un Produit Existant

• Utilisez la colonne Matching pour associer le produit Shopcaisse à un produit WooCommerce déjà existant.
• Si un produit avec un nom, une référence ou un code-barres identique est trouvé, il sera automatiquement proposé en suggestion. Dans le cas contraire, vous pouvez rechercher manuellement le produit approprié à associer.

Onglet “Produits WooCommerce”

Dans cet onglet, vous pouvez consulter l'état de synchronisation de vos produits entre WooCommerce et Shopcaisse. Pour garantir que toutes les commandes passées sur votre site soient correctement envoyées à votre caisse enregistreuse, assurez-vous qu’aucun produit en vente sur votre site ne figure dans la liste des produits non synchronisés.

Grâce à cette vue, vous pouvez identifier en un clin d'œil les actions nécessaires et accélérer l’association de vos produits pour une synchronisation complète et efficace.

Onglet Associations Déclinaisons

Dans cet onglet, vous pouvez gérer les associations de déclinaisons entre WooCommerce et Shopcaisse.

• Tableau d'Association des Déclinaisons : Utilisez ce tableau pour associer ou lier les déclinaisons des produits dans WooCommerce avec celles de Shopcaisse.
• Une fois les déclinaisons associées, vos produits avec variations pourront être importés et correctement classés dans WooCommerce.

Onglet Logs

Cet onglet fournit un historique des actions et des erreurs rencontrées lors de l'utilisation du plugin.

• Tableau des Logs : Ce tableau affiche les erreurs qui surviennent lors des interactions avec l’API de Shopcaisse.
• Utilisez ces informations pour identifier et déboguer plus facilement tout problème lié au plugin.

Utilisation du Module et Synchronisation des Commandes et du Stock

Prérequis

Pour profiter de la synchronisation des commandes dans la caisse enregistreuse et d'un stock à jour, assurez-vous d’avoir activé le module “Gestion des commandes” dans votre caisse Shopcaisse.

Comment Importer des Commandes Manuellement

Lorsqu’une commande WooCommerce est validée (payée), un bouton “Importer sur Shopcaisse” apparaît sur la page de détail de la commande dans WooCommerce.

• Cliquez sur ce bouton pour importer manuellement la commande dans Shopcaisse.
• Une fois la commande importée, le bouton se grise, indiquant que l’opération est terminée

Comment Automatiser vos Synchronisations ?

Après avoir vu comment réaliser manuellement chaque opération depuis votre boutique WooCommerce, passons à la phase d'automatisation. Cette configuration vous permet de synchroniser automatiquement vos commandes, de les recevoir dans la caisse sans intervention manuelle et de maintenir votre stock en ligne à jour en temps réel. Ainsi, les ventes en boutique physique affecteront directement le stock de votre boutique en ligne, et inversement.

Pour automatiser ces actions, nous utilisons un système de tâches programmées. Pas besoin d’être un expert en informatique ; tout est prêt pour vous faciliter la mise en place. Il vous suffit de copier une URL depuis WooCommerce et de la renseigner dans votre back office Shopcaisse.

Étapes pour Configurer l’Automatisation

Accédez aux URLs de Synchronisation

• Rendez-vous sur WooCommerce, dans l’onglet “Configuration générale” du module Shopcaisse.
• Sur cet écran, vous trouverez les 3 URLs nécessaires pour automatiser vos synchronisations.

Configurer les URLs dans Shopcaisse

Connexion au Back Office

• Connectez-vous à votre back office Shopcaisse sur bo.shopcaisse.com.

Accéder au Paramétrage du Module WooCommerce

• Allez dans le paramétrage du module WooCommerce.

Renseigner les URLs de Synchronisation

• Collez les URLs copiées depuis WooCommerce pour activer l'automatisation de la synchronisation des commandes et des stocks.

Sélectionner une Fréquence d'Exécution

• N’oubliez pas de définir une fréquence d'exécution pour les tâches automatiques. Afin d’éviter de surcharger votre boutique en ligne, il est conseillé de ne pas choisir l'intervalle le plus court et d’espacer raisonnablement les synchronisations automatiques.